M2 - Customer Discovery & Problem Validation
🔍 Problem Identification & Solution Approach
How We Identified the Problem
We have all met on Discord and tried to brainstorm through ideas. One of us pointed out that they saw one day in a mall that at a donut shop, almost at closing, they were throwing the leftover products. So we started thinking about how to prevent the waste of products and therefore money for businesses.
There are apps like BonApp that help stores sell their leftover products, but there isn't a general solution for preventing all waste categories. We wanted to generalize for multiple types of businesses (which don't already have complex data analysis solutions), therefore an analytics platform that would process data gathered from sales would better estimate customer tendencies.
🎯 Customer Discovery Plan
Target Business Categories
We thought about what types of businesses could be our application target. We divided them into three categories, that sell:
- Perishable products
- Non-perishable products
- Services
After our analysis we decided that our focus group should be the businesses that sell perishable products, since they are more prone to lose money when the demand doesn't meet the supply.
📋 Discovery Process
Our Approach
We looked at local businesses that we could reach in person and that are not part of big chain stores or chain stores at all. We thought that these businesses could use the help from this solution since the other options that we found are too complex. We chose these businesses thinking that we might find the owners or other informed employees.
We came up with a standard set of questions to ask the owners/employees, that we adapted based on each business and held almost all of them in person.
Starting Point Questions
- How do you know what quantity of products is needed in a day/week/month?
- Do you keep track of the sales numbers?
- If yes, do you keep it in a physical format or digital?
- When was the last time you had leftover products? And how did you deal with this problem?
🎤 Interviews
-
Program Premium de Mentorat
Click to expand
Q: Colectezi date despre cine face cursuri cu tine? Cum tii acele date?
A: Nu tin propriu-zis decat date necesare pentru contact si facturare, venite din formulare.
Q: Cum stii in ce luni sunt mai multi doritori si cum sa iti adaptezi programul la asta?
A: Am observat ca in ianuarie multa lume vrea sa se apuce de cursuri de IT dar multi din cei din acest val de noi cursanti nu le duc la bun sfarsit. Nu am luat neaparat decizii bazat pe acest fapt, ci am mers din inertie.
Q: Tii date despre care sunt background urile celor care fac cursuri si cum sa ii targetezi prin ads?
A: Da, cand fac inscrierile le dau un formular astfel incat sa ii selectez daca ar avea sanse sa termine cursul, dupa profesie si background, si apoi tin niste webinarii gratuite pentru a-i atrage.
Q: Ai vedea util sa iti poti genera niste insights legat de asta?
A: Da, momentan nu m am mai ocupat serios de acest bussiness dar daca as vrea sa il fac sa creasca cu adevarat probabil as avea nevoie de ceva de genul.
-
Mon fleurs - Pipera
Click to expand
Q: Cum știți de cate flori să dati comanda intr-o săptămâna?
A: Experienta, 15 ani de experienta in domeniu. Clientii sunt aproape aceiasi, este ușor sa prezici ce o sa se cumpere si in ce perioada (in perioada sărbătorilor stiu sa apeovizioneze mai bine)
Q: Tineti evidenta vanzarilor in vreun excel sau caiet?
A: Da si nu, proprietara stie cat se vinde după ani de experienta. Dar dupa părerea ei ar fi ajutat-o la început sau daca ar începe acum business-ul. Este singura persoana care lucreaza in magazin, deci ii este usor sa vada ce se vinde, ce pare ca prefera clienții când vin in florarie. Daca ar avea si alti angajati a spus ca ar trebui sa le ceara sa ii dea o aproximare la ce se vinde sau ce ar dori clienții sa se vanda ca sa poata ajusta produsele. Deocamdată noteaza lucrurile importante doar fizic.
Q: Cand a fost ultima oara cand ati ramas cu multe produse nevandute?
A: Cand raman cu stocuri mari dintr-o anumita categorie incearca sa foloseasca acel produs in cat mai mult combinatii, încearcă sa sugereze mai mult clienților produsele pe care trebuie sa le vanda mai repede ca sa nu le arunce. A spus ca ajunge sa arunce flori si la cateva zile si ca se pierd destul de multe stocuri uneori.
Q: Credeți ca un sistem de monitorizare a stocului v-ar ajuta?
A: Personal pentru floraria dumneaei nu crede ca ar avea nevoie de o aplicatie, deoarece nu este destul de multa cerere incat sa nu faca fata. A spus ca probabil daca si-ar extinde mai mult afacerea sau daca ar avea si alti angajati ar ajuta-o sa tina o contorizare mai buna. Este dispusa sa incerce o astfel de aplicatie, sa vada cum merge
-
Belleyes - Extensii Gene Premium Si Accesorii IBeauty
Click to expand
Q: Cum știți de cate consumabile să dati comanda intr-o săptămâna?
A: Dupa cat s-a vândut in ultima luna, analizeaza asta in functie de facturile de la produsele cumparate. Folosesc aplicatia Saga PFA pentru ca pot sa isi exporte datele direct in formaturi de care au nevoie (eg csv).
Q: Contorizati in vreun fel ce se cere mai mult?
A: Folosesc rapoartele de analytics oferite de platforme precum Facebook si Instagram ca sa isi dea seama de trend-uri, asa au aflat ca vara vand mai multe produse. Nu exista o variatie prea mare in vreo perioada specifica a anului din cate au observat pana acum. Folosesc Google Marketing pentru pt SEO onsite si offsite.
Q: Tineti evidenta vanzarilor in vreun excel sau caiet?
A: Folosesc aplicatia mentionata mai devreme, Saga, pentru a tine evidenta produselor. De obicei, pnetru ca produsele lor nu sunt perisabile, iau cat sa le mai rămână pe plus pana la urmatoarea comanda.
Q: Cand a fost ultima oara cand ati ramas cu multe produse nevandute? Ce ati facut in acest caz?
A: Nu au probleme daca nu isi termina imediat stocul, dar au ramas fara stoc si au miscrosat preturile cu 10% pana le-au venit noile stocuri.
-
Magazin general VABCOM - Craiova
Click to expand
Oportunitate sa discutam cu o persoana care a deținut un magazin general din 1993 pana in 2017, care a trecut prin diferite schimbări pe parcursul anilor.
Q: Cum știați de cate consumabile să dați comanda intr-o săptămâna?
A: In functie de cerinta, ce produse sunt mai cerute de clienti si in functie de stocul deja existent.
Q: Contorizati în vreun fel ce se cere mai mult?
A: In functie de perioadele din an (pentru inceputul scolii faceau stocuri mai mari de produse preferate de copii). Au observat produsele pe care le obtineau direct de la fabrici erau mai cautate de clienti. In functie de puterea de cumparare a clinetilor si mediul din care veneau ajustau tipul de produse si cantitatile.
Q: Tineati evidenta vanzarilor în vreun excel sau caiet?
A: La inceput a fost in mod fizic, tinuta de contabil, dupa proprietara afacerii, dupa 2000 pe calculator de catre un angajat. Nu foloseau aceste date doar pentru contabilitate, se uitau peste ele manual ca sa vada ce produse se vindeau mai mult ca sa stie pentru ce produse trebuia marita sau miscorata cantitatea.
Q: S-a intamplat vreodata sa ramaneti cu multe produse nevandute? Ce ati facut în acest caz?
A: Au scazut pretul produselor, au incercat sa creeze oferte ca sa scape de produsul respectiv cat mai repede, din cauza diversitatii de produse care a aparut pe parcursul anilor s-au confruntat cu problema aceasta constant.
Q: Daca ar fi sa incepeti afacerea de la 0 astazi, in 2025, credeti ca v-ar fi mai usor sau din potriva, ca ar exista unele probleme de care nu v-ati lovit in trecut?
A: Ar fi mai usor sa isi faca reclama, mai ales pe retelele de socializare. Ar putea reincepe afacerea 'mai inteligent' astazi avand mai multe resurse la dispozitie.
-
Ana Pan
Click to expand
Q: Cum va aprovizionati? Produsele sunt facute in locatie sau comandate?
A: Produsele de cofetarie sunt livrate pe comanda, care este facuta cu 2 zile inainte, iar patiseria este congelata si coapta in locatie.
Q: Cum pastrati o evidenta a stocurilor atat pentru cofetarie cat si pentru partea de patiserie?
A: Este folosita o aplicatie numita Charisma, care functioneaza oriunde ai o casa de marcat, doar ca nu functioneaza foarte bine.
Q: Cat de des se intampla sa nu aveti in stoc produse cerute de clienti?
A: Nu foarte des, se intampla chiar destul de rar.
Q: Cat de des se intampla sa ramaneti cu produse in plus?
A: Asta se intampla mai des si in cazul in care ele nu mai pot fi vandute clientilor se face o corectie de stoc, adica sunt scazute din stocul cofetariei.
-
5 to go
Click to expand
Q: Cum va aprovizionati magazinul, cat de des?
A: Sticurile se refac de 2 sau 3 ori pe saptamana, in functie de vanzari.
Q: Tineti o evidenta a produselor cumparate sau a stocurilor din cafenea?
A: Fac un tabel cu produsele necesare pentru aprovizionare pe care il trimit catre manager in functie de cate stocuri mai am fizic in cafenea, dar nu am o evidenta exacta a stocurilor din locatie, decat ce observ. La fel, in momentul in care raman produse ce sunt aruncate, acestea sunt trecute intr-un tabel, pastrandu-se o evidenta a lor.
Q: Cat de des se intampla sa ramaneti fara produse cerute de clienti?
A: Se mai intampla, de obicei vinerea.
Q: Cat de des intampla sa ramaneti cu prea multe produse in stoc? Si ce se intampla cu ele?
A: Se mai intampla, vinerea se face inventarul, iar daca se constata un produs cu stoc ridicat dar care inca nu a expirat, o parte din produsele de acel tip sunt trimise catre o alta locatie (Viilor).
-
Rulota cu flori - Mihai Bravu
Click to expand
Conversatie prietenoasa, nu am mentionat ca ar fi un interviu si nici ideea proiectului. Din discutie a reiesit ca dumneai este si proprietara. Din small talk am ajuns la faptul ca si mie mi-ar placea intr-o zi sa am o afacere, asa ca am dus discutia natural in directia urmatoare (parafrazare):
Q: Cum stiti ce flori sa aduceti? Aveti foarte multe tipuri.
A: Dupa 10 ani de experienta.. va dati seama, intuiesc destul de bine. Unele sunt si de sezon, iar in rest, ce vedeti si acum. Cand plec pentru aprovizionare imi place sa am diversitate, sa pot face combinatii in buchete.
Q: Cat de des vi se intampla sa ramaneti cu flori nevandute?
A: Mereu raman cu cateva flori nevandute, in general cele care se pleostesc sau apuca sa se ofileasca. Asa e cand lucrezi cu perisabile. Dar nu sunt chiar atat de multe.
Q: Dar le tineti evidenta in vreun fel? Sa stiti de care sa aduceti mai mult sau mai putin?
A: Nu, si sincer nici nu prea am nevoie. Nu multa lume vine cu preferinte, de obicei se lasa pe mana mea, iar eu le mai combin, vad ce e mai mult si sugerez combinatii.
Observatie: pentru florarii, problema gestionării stocurilor pe baza tendintelor nu e suficient de importanta, intrucat majoritatea clientilor sunt destul de flexibili in privinta florilor sau cer opinia florarului/floraresei.
-
Cofetaria Irina - Titan
Click to expand
Am incercat aceeasi tactica, o conversatie prietenoasa, insa doamna nu parea sa aiba rabdare pentru small talk asa ca am fost mai directa in intrebari, din nou nementionand 'interviul' sau proiectul. Parafrazarea conversatiei:
Q: Nu va suparati, de unde stiti ce prajituri sa faceti mai multe?
A: Nu noi le facem, le trimit de la laborator, dar de cantitati se ocupa fetele de la vanzari.
Q: Deci se tine evidenta sa inteleg.
A: Da, in functie de ce se vinde, calculeaza si trimit ele mai departe la laborator, dar mai multe nu stiu.
Nota: desi este o singura locatie fizica, distributia produselor se face si pe platforme de delivery (prezenta pe Bolt Food) + comenzi telefonice/pe site in avans
Observatie: exista persoane angajate pentru gestionarea productiei/stocurilor facute de cofetarie => dovada ca se incearca ajustarea productiei la preferintele clientilor => potential user.
-
Légère (Piata C.A. Rosetti)
Click to expand
Q: Ati deschis recent cafeneaua, nu? Cum va organizati cu aprovizionarea?
A: Da, am deschis acum vreo trei saptamani. Lucram cu furnizori diferiti – unul pentru cafea, altul pentru lapte si altul pentru patiserie.
Q: Tineti undeva evidenta produselor, a stocurilor?
A: Momentan doar pe hartie. E mai simplu asa, deocamdata nu avem un sistem digital.
Q: Ati ramas in una din cele trei saptamani cu surplus de produse de patiserie? Sau s-a intamplat sa terminati produsele pana la finalul programului?
A: Da, mai raman cateva in plus, dar nu cu mult, de obicei oferim reduceri la final de program pentru a evita situatia in care ramaneau produse nevandute.
Q: Cum sau cand decideti ce cantitate de produse de patiserie sa comandati?
A: Cantitatea nu a variat foarte mult de la o saptamana la alta. E putin mai greu sa intuim la inceput. Stabilim asta in weekend, ba chiar urmeaza sa avem o discutie cu toti angajatii de Halloween sa discutam cum a mers prima luna.
-
Bloombox Flowers (Str Latina 2)
Click to expand
Q: Cum tineti evidenta florilor din magazin, pe foaie sau in mod electronic?
A: Tinem aproape tot pe hartie. Avem o agenda in care inregistram la finalul zilei ce s-a vandut.
Q: Cum stiti cate flori sa comandati?
A: Facem comenzile in functie de sezon, destul de intuitiv.
Q: Se intampla sa ramaneti cu produse nevandute?
A: Da, depinde mult de luna. De exemplu la final de toamna, sa zicem in august sau septembtie de obicei merge putin mai rau, pe cand in februarie sau martie e plin sezon.
Q: Tineti evidenta preferintelor clientilor?
A: Nu, nu avem un sistem pentru asta. Avem clienti fideli, dar nu notam nimic despre ei. Cumva am invatat cam ce vor in functie de tipul de persoana. Unii cumpara mai mereu pentru prietena sau sotie, alti clienti prefera aranjamente pentru casa sau apartament.
-
Michael's Bagel (Str Armeneasca 14A)
Click to expand
Q: De cat timp functionati?
A: Cam de trei luni.
Q: Ce inseamna pentru voi resursele, sau materia prima?
A: In principiu, cam orice intra intr-un bagel, de la bagel in sine, la carne, legume, sosuri. In rest, sucuri si deserturi.
Q: Cum urmariti ingredientele folosite, ce achizitionati si ce vindeti?
A: Tinem evidenta prin NIR-uri. Avem un sistem de gestiune in care inregistram la fiecare comanda si se calculeaza automat stocul. La fiecare vanzare, se scade ce batem pe casa.
Q: Ajustati cantitatile in functie de pierderi?
A: Da, daca vedem pierderi, reducem comenzile. De exemplu, in august am avut pierderi, probabil pentru ca multi clienti erau plecati in vacanta.
-
Oma Coffee Shop (Str Spatarului 32)
Click to expand
Q: Ce fel de materie prima folositi?
A: Cafea, lapte si cel mai important, apa. Avem un sitem avansat de filtrare pentru a asigura o apa cat mai curata. Asa ne asiguram ca o sa obtinem un gust cat mai bun. In rest, cateva produse de patiserie, croissante si fursecuri.
Q: Cum va organizati cu furnizorii pentru cafea si patiserie?
A: Avem cam patru furnizori pentru cafea si unul pentru patiserie. Comandam cafea la doua saptamani si patiserie de doua ori pe saptamana.
Q: Tineti evidenta stocurilor?
A: Nu notam nimic, stiu din cap ce avem. Avem un sistem de gestiune doar pe vanzari, care ne atentioneaza cand se termina un produs, de exemplu laptele.
Q: Cand a fost ultima data cand ati ramas cu produse care nu s-au vandut?
A: La patiserie nu pot sa zic ca avem probleme. La cafea e putin mai complicat. Noi luam cafeaua proaspat prajita. Mai departe, separ boabele pe caterogii. Boabele de cafea sufera un procez de "degazificare", adica elimina dioxid de carbon in timp. Unele cafele au gust mai bun cu boabe de cafea dupa o saptamana, altele dupa 2. Spre exemplu, am introdus un soi nou de cafea Finca El Puente si ne-a luat vreo trei randuri de comenzi pana am gasit cantitatea potrivita pentru fiecare comanda, astfel incat sa avem suficiente pentru fiecare tip de cafea.
-
SOTTO coffee&bites (Piata C.A. Rosetti)
Click to expand
Q: Tineti un inventar clar al produselor?
A: Nu chiar, ma uit prin magazin si vad ce am in magazin inainte sa fac comenzile.
Q: Cum decideti cat sa comandati?
A: Avem un furnizor pentru patiserie. In general facem un calcul de inventar la doua saptamani, iar stocul e lunar. Facem comenzile mai mult in functie de spatiu si de termenele de plata. Nu am cum sa dau comenzi prea mari de lapte cand vad ca nu am loc de el in frigider. Mai tin cont si daca e o luna in care a mers mai prost vanzarea, am grija sa dau o comanda putin mai mica. Oricum, am un retetar in care imi estimez ce cantitati folosesc. Spre exemplu stiu ca fac un cappuccino cu 200ml lapte. Eu mi am notat in sistem ca folosesc 250ml, ca sa am o marja de eroare. De fiecare data cand fac o vanzare, scade automat stocul si ma atentioneaza programul daca raman fara.
Q: Ati estimat vreodata gresit numarul de produse comandate?
A: Probabil, dar sincer nu mai stiu cand a fost ultima data cand s-a intamplat asta.
Mentiuni: Initial, m-am prezentat pe scurt, am spus ca am nevoie de ajutor pentru un proiect la facultate si daca pot sa le pun cateva intrebari despre inventar si produsele lor. La final m-a intrebat pentru ce este proiectul, i-am explicat despre aplicatia de analiza de date. A spus ca i s-ar parea util sa aiba un tracker pe tot anul, sa vada clar ce si cand s-a comandat.
📊 Interview Results Summary
Business Categories Interviewed
- Flower shop: 3 interviews
- Coffee shop: 4 interviews
- Bakeries/Sweet Shop/Food shop: 3 interviews
- Service providers: 2 interviews
- General store: 1 interview
Key Findings by Category
🌸 Flower Shops In all three interviews we understood that florists usually use their intuition and experience when deciding on what products to stock up. They modify their usual stocks based on seasons and upcoming holidays and even in the rest of the year their losses are not that significant, since the majority of customers ask the florists for advice.
☕ Coffee Shops Interviewing coffee shops, we came up with two main insights:
-
Resource Tracking: Coffee shop owners do not manually track the quantities of resources being used. They mainly make new orders by having a feel on the sales for the last month/week. One spot provided some insights regarding a tool they use that keeps track of some resources, for example milk: by registering the average amount used for each type of coffee, it gets automatically subtracted from their stock, and notifies them when they are running low.
-
New Product Challenges: Owners find it difficult to correctly estimate the quantity for newly introduced products, such as a special blend of coffee, or one that requires special handling. Moreover, starting businesses struggle with initial estimations due to not having a grasp on the customer base in their respective area.
🥖 Bakeries/Sweet Shop/Food Shop For this category of businesses that work with perishable food and supplies, we found that they already have some workarounds or applications they are not entirely satisfied with.
💼 Service Providers For Service based businesses we had two interviews in very different areas: IT courses and a lash extensions salon. The general consensus was that a system to track trends and target audiences would greatly impact the growth of the business, but both businesses doubted their specific situation was "advanced" enough in its business lifecycle for a system to use this data they already have to drive growth.
This area showed big potential in terms of collected data magnitude and reporting benefits, because they build a relationship with their clients and most clients are medium to long term. The materials needed for these services to function were not perishable, so their use case was mostly about getting to know and strategically expanding their client base.
🏪 General Store They had data gathered, both physical and digital, but didn't have the option to analyze them, just by hand, which in time might have damaged the business in terms of profit, over the years. Also, they needed to analyze their customers, divide them into categories, to know what they are more interested in, in order to adjust their products and quantities accordingly. These things took time and experience, a process that could be accelerated by some analytics reports.
From the interviews, we learned that:
-
The UI/UX must be extremely simple — owners don’t have time or patience for setup.
-
Businesses need quick value after upload.
-
Excel import is a must (80% already use excel sheets to keep their data).
-
Instead of many separate features, we can merge shared needs (sales, waste and forecast in one place)
📊 Common Problems Identified: We went through each interview and extraced some key information and the number of businesses that it applied to:
- Manual sales tracking (Excel or paper, not a proper application) - existing in 8 interviews
- Decisions based on intuition ("feeling") - existing in 10 interviews
- Frequent overproduction or leftover goods - existing in 9 interviews (in one interview nothig pf use was mentioned about leftovers)
- Lack of digital reporting tools - existing in 7 interviews
- Limited knowledge of customer behavior - existing in 9 interviews
| Problem | % of Businesses Affected |
|---|---|
| Manual sales tracking (Excel or paper) | 62% |
| Decisions based on intuition ("feeling") | 77% |
| Frequent overproduction or leftover goods | 75% |
| Lack of digital reporting tools | 54% |
| Limited knowledge of customer behavior | 69% |
🎯 General Conclusions
Almost all businesses that we have discussed with suffer from losses, especially at the end of the day/week, in terms of left products, which result in smaller profits. Some try to monitor their stocks by either having bookkeepers that manually estimate sales or by using inventory management applications. But none of them found a good solution to estimate sales yet.
We understood how important it is to have a very simple and intuitive UI/UX, with an easy onboarding, with a basic set of features that comprise the most important details. We now have a general image of the workarounds (and technologies) used and could identify similarities between different types of businesses. Therefore, we are able to merge features that we initially believed to be necessary as separate.
We are now ready to move into the Customer Validation stage!